Envoyer une lettre recommandée en Belgique
Pour un préavis de bail, une résiliation d'assurance ou une mise en demeure, la lettre recommandée sert surtout de preuve : preuve de l'envoi, de sa date, et du destinataire. Voici comment faire, et quoi garder.
1. Préparer le courrier
- Imprimez le PDF, datez et signez la lettre à la main.
- Joignez les annexes indiquées (copie de facture, photo, preuve d'achat…). Ne joignez que des copies, jamais les originaux.
- Faites une copie complète (lettre signée + annexes) que vous gardez.
- Mettez la lettre dans une enveloppe : avec le modèle Lettro, l'adresse du destinataire apparaît dans une enveloppe à fenêtre à droite.
2. Déposer le recommandé
- Dans un bureau de poste ou un point poste : demandez un envoi recommandé et remplissez le formulaire, ou présentez une étiquette préparée en ligne.
- Avec l'application ou le site de bpost, vous pouvez préparer et payer l'étiquette du recommandé à l'avance, puis déposer l'enveloppe.
- L'option accusé de réception (payante) vous renvoie la preuve que le destinataire a reçu la lettre. Elle est utile quand la date de réception compte.
3. Garder les preuves
- Le récépissé de dépôt (ou la preuve électronique) : il mentionne la date et le numéro du recommandé.
- La copie de la lettre signée et des annexes.
- Le suivi de l'envoi (numéro du recommandé) et, le cas échéant, l'accusé de réception.
Conservez ces documents au moins jusqu'à la fin de la démarche ou du litige.
4. Respecter un délai
Certains délais courent à partir de la réception du courrier, d'autres à partir de son envoi. C'est le cas du préavis de bail, qui commence le premier jour du mois suivant : une lettre déposée le dernier jour du mois risque d'arriver le mois suivant et de retarder tout le préavis d'un mois. Lettro calcule pour chaque courrier une date d'envoi conseillée, avec une marge de quelques jours ouvrables (week-ends et jours fériés belges exclus).
5. Les alternatives au recommandé
- Remise en main propre contre accusé de réception : le destinataire signe et date une copie de la lettre.
- Exploit d'huissier : la voie la plus sûre, mais payante.
- Email ou formulaire officiel : suffisant pour certaines démarches (par exemple la résiliation d'un contrat télécom). Gardez une capture et l'email de confirmation.
Chaque page de modèle indique le mode d'envoi adapté.